Про внесення змін до Інструкції з діловодства у виконавчих органах Новогуйвинської селищної ради Житомирського району Житомирської області
УК Р А Ї Н А
НОВОГУЙВИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА
ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ
ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ
В И К О Н А В Ч И Й К О М І Т Е Т
РІШЕННЯ № ______
від «___» ____________ 2022 року
Про внесення змін до Інструкції з діловодства
у виконавчих органах Новогуйвинської селищної ради
Житомирського району Житомирської області
Керуючись Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», вимогами Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», виконавчий комітет селищної ради
ВИРІШИВ:
Внести зміни до Інструкції з діловодства у виконавчих органах Новогуйвинської селищної ради Житомирського району Житомирської області, затвердженої рішення виконавчого комітету Новогуйвинської селищної ради Житомирського району Житомирської області від 20.05.2021р. № 130, із змінами внесеними рішенням виконавчого комітету від 19.08.2021р. № 250, (далі – Інструкція з діловодства):
- Додаток 1 до Інструкції з діловодства «ВИМОГИ до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів» викласти у новій редакції (додається).
- Пункт 9 викласти у новій редакції:
«9. Засвідчення гербовими печатками документів селищної ради та виконавчого комітету покладається на посадову особу, визначену розпорядчим документом селищного голови або посадовими обов’язками працівника. На цю посадову особу покладається відповідальність за збереження та використання гербових печаток селищної ради та виконавчого комітету.»
- У пункті 11 вираз «ДСТУ 4163-2003» замінити на «ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»
- Пункт 33 доповнити абзацами наступного змісту:
«Якщо місцезнаходження юридичної особи відрізняється від адреси фактичного здійснення діяльності чи розміщення офісу, у довідкових даних допустимо зазначати дві адреси: юридичну (зазначену в ЄДРПОУ) та фактичну (для листування).
Номери телефонів і телефаксів зазначають відповідно до національного формату в такій послідовності: міжміський префікс, код населеного пункту (в дужках), телефонний номер, який відділяють від коду та розділяють пробілами.»
- Пункт 34 викласти у новій редакції:
«34. Назву виду документа зазначають на бланку конкретного виду документа і загальному бланку під час оформлення різних видів документів, окрім листів.
Назва виду документа (наказ, рішення, протокол, акт, довідка, доповідна записка тощо) має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених в юридичній особі. Такий перелік має містити назви уніфікованих форм документів згідно з ДКУД та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу юридичної особи, закріпленому в положенні (статуті).
Назву виду документа на поздовжніх бланках розміщують посередині, а на кутових — у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи»/
- Пункт 35 викласти у новій редакції:
«35. Датою документа є дата його підписання, затвредження, прийняття, реєстрації або складення.
Датують також усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: візу, резолюцію, відмітку про засвідчення копії документа, відмітку про надходження документа до юридичної особи, відмітку про виконання документа, відмітку про ознайомлення з документом.
Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом.
У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік.
У разі оформлення дати цифровим способом, число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.12.2017
Допустимо оформлювати дату у зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця. Такий спосіб найчастіше використовують під час службового листування з іноземними партнерами, оскільки він відповідає міжнародній системі датування документів. Приклад 2019.05.25
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 грудня 2017 року
Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті – «р.», наприклад: 07 грудня 2017 р.
У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесно-цифровим способом, так і цифровим.
У спільних документах, підготовлених від імені двох і більше юридичних осіб, зазначають одну дату, що відповідає даті проставлення останнього підпису.
Дату документа на бланку проставляють у спеціально відведеному місці.
У внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках тощо), оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого підпису автора документа.»
- У пункті 36:
вираз «Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, застосовується реєстраційний індекс головного розробника» викласти у новій редакції «У спільному документі, підготовленому від імені двох і більше юридичних осіб, реєстраційний індекс має містити індекси, присвоєні документу кожною з цих юридичних осіб, які проставляють через правобічну похилу риску в тій послідовності, у якій документ підписано його авторами»;
вираз «Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка» доповнити текстом наступного змісту «та залежить від виду бланка і виду документа.»
- Пункт 37 доповнити абзацами наступного змісту:
«Посилання на реєстраційний індекс і дату документа має містити реєстраційний індекс та дату того документа, на який дають відповідь.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа розміщують нижче (у разі використання кутових бланків) або на рівні реєстраційного індексу (у разі використання поздовжніх бланків) у спеціально відведеному місці на бланку.»
- Пункт 38 доповнити абзацом наступного змісту:
«Місце складення документа розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа».
- Абзаци 18-28 пункту 63 викласти у новій редакції:
«Договори селищної ради на закупівлю товарів, робіт та послуг візуються у такій послідовності:
особа, на яку покладено обов’язки уповноваженої особи з питань закупівель;
завідувач господарства;
спеціаліст відділу бухгалтерського обліку, звітності та господарського забезпечення, який виконує цей договір;
керівник відділу бухгалтерського обліку, звітності та господарського забезпечення;
спеціаліст (юрист) та/або керівник Управління правового, кадрового забезпечення, мобілізаційної роботи та цивільного захисту;
перший заступник селищного голови/заступник селищного голови відповідно до розподілу обов’язків.»
- Абзаци 14-16 пункту 71 викласти у новій редакції: «Забезпечення виготовлення гербових печаток селищної ради, виконавчого комітету та печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів для структурних підрозділів без статусу юридичної особи, які застосовуються у діловодстві селищної ради, виконавчих органів ради, металевих печаток для опломбування здійснює відділ бухгалтерського обліку, звітності та господарського забезпечення селищної ради за затвердженими у встановленому порядку зразками та описами.
Усі печатки, штампи та металеві печатки для опломбування підлягають обов'язковому обліку.
Порядок обліку, зберігання і використання печаток, штампів та металевих печаток для опломбування, контроль за їх виготовленням та використанням покладається на посадову особу, визначену селищним головою.»
- Це рішення набирає чинності 01 січня 2023 року.
Секретар селищної ради Олександр ЛОВИНЮК
