№578 Про внесення змін до Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у виконавчому комітету та інших виконавчих органах Новогуйвин
УКРАЇНА
НОВОГУЙВИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА
ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ
ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
РІШЕННЯ №578
від «20» вересня 2022 року
Про внесення змін до Інструкції про порядок
ведення обліку, зберігання, використання і
знищення документів та інших матеріальних
носіїв інформації, що містять службову інформацію,
у виконавчому комітету та інших виконавчих органах
Новогуйвинської селищної ради
Житомирського району Житомирської області
Керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», постановами Кабінету Міністрів України від 07.07.2021р. № 687 "Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 р. № 736» та від 24.06.2022р. № 710 «Про внесення змін до Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію», вимогами Національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», виконавчий комітет селищної ради
ВИРІШИВ:
- Внести зміни до Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у виконавчому комітету та інших виконавчих органах Новогуйвинської селищної ради Житомирського району Житомирської області, затвердженої рішенням виконавчого комітету Новогуйвинської селщиної ради Житомирського району Житомирської області від 15.07.2021р. № 197:
- У тексті Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у виконавчому комітету та інших виконавчих органах Новогуйвинської селищної ради Житомирського району Житомирської області слова «ім’я, по батькові (ініціали)» замінити словами «власне ім’я».
- Абзац перший пункту 13 та пункт 48 викласти у новій редакції:
«13. Під час роботи з документами з грифом «Для службового користування» застосовуються положення Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55 (Офіційний вісник України, 2018 р., № 23, ст. 770), та ДСТУ 4163-2020, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.»
«48. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище та власне ім’я працівника, який створив документ, і номер його службового телефону, наприклад:
Марченко Петро 255 55 55».
- У пункті 54:
в абзаці першому слова «рекомендованим поштовим відправленням або» виключити;
доповнити пункт після абзацу першого новим абзацом такого змісту:
«У разі нагальної потреби за дозволом керівника установи документи з грифом «Для службового користування» в межах населеного пункту можуть бути доставлені відомчим транспортним засобом або отримані у відправника працівниками служби діловодства.».
У зв’язку з цим абзаци другий - п’ятий вважати відповідно абзацами третім – шостим.
- В абзаці першому пункту 71 слово «ініціали» замінити словами «власні імена».
- У пункті 81 слова «ініціал імені, прізвище» замінити словами «Олександр ПАВЛЕНКО».
- Пункт 96 доповнити абзацами наступного змісту:
«В умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців стосовно прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій, та у разі виникнення реальної загрози захоплення документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування», а також неможливості забезпечення їх вивезення в безпечні місця вони знищуються способами, установленими абзацами першим та другим цього пункту.
Рішення про негайне знищення таких документів, справ, видань, електронних носіїв інформації приймає керівник установи (особа, яка виконує його обов’язки), де вони зберігаються, а за відсутності з ним екстреного зв’язку - відповідальна за їх зберігання посадова особа.
Факт знищення підтверджується актом про вилучення документів і є підставою для внесення позначки про знищення документів в облікові форми.».
- У пункті 97 слова «ініціалів», «П.В. Марченко», «О.О. Павленко», «В.А. Іваненко» замінити відповідно словами «власних імен», «Петро МАРЧЕНКО», «Олександр ПАВЛЕНКО», «Віктор ІВАНЕНКО».
- В абзаці першому пункту 108 слова «стан документів» замінити словами «стан усіх документів, взятих на облік».
- У додатку 2 Інструкції слова «прізвище та ініціали», «прізвища, ініціали», «ініціали та прізвище» замінити відповідно словами «прізвище та власне ім’я», «прізвища, власні імена», «власне ім’я та прізвище».
- У додатках 4, 7-10, 12 і 13 Інструкції слово «ініціали» замінити словами «власне ім’я».
- У додатку 14 Інструкції слова «ім’я, по батькові (за наявності)», «ініціали» замінити словами «власне ім’я».
- Відділу діловодства, керівникам усіх структурних підрозділів, виконавчих органів селищної ради, у т. ч. і зі статусом юридичної особи, забезпечити дотримання вимог Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у виконавчому комітету та інших виконавчих органах Новогуйвинської селищної ради Житомирського району Житомирської області з урахуванням внесених змін.
- Відділу діловодства довести зміни до Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у виконавчому комітету та інших виконавчих органах Новогуйвинської селищної ради Житомирського району Житомирської області,, внесені цим рішенням до виконання усім структурним підрозділам, виконавчим органам селищної ради та забезпечити її виконання.
Секретар селищної ради Олександр ЛОВИНЮК
