Про затвердження Положення про архівний підрозділ Новогуйвинської селищної ради Житомирського району Житомирської області та її виконавчих органів
УКРАЇНА
НОВОГУЙВИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА
ЖИТОМИРСЬКОГО РАЙОНУ
ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
РІШЕННЯ №_____
від «___» ___________2021 року
Про затвердження Положення про архівний
підрозділ Новогуйвинської селищної ради
Житомирського району Житомирської області
та її виконавчих органів
Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення діяльності експертних комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007р. № 1004, Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012р. № 232/5, виконавчий комітет
ВИРІШИВ:
- Затвердити Положення про архівний підрозділ Новогуйвинської селищної ради Житомирського району Житомирської області та її виконавчих органів згідно з додатком.
- Визнати такими, що втратили чинність положення про архівні підрозділи Новогуйвинської селищної та Вертокиївської, Глибочанської, Головенківської, Озерянківської, Сінгурівської, Руднє-Городищенської та Троянівської сільських рад Житомирського району Житомирської області.
- Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступника селищного голови з питань діяльності виконавчих органів С.САДОВСЬКУ.
Перший заступник
селищного голови Олег ПАНЬКІВ
Додаток
до рішення вконавчого комітету
Новогуйвинської селщної ради
Житомирського району
Житомирської області
від ___ ___________2021р. № __
П О Л О Ж Е Н Н Я
про архівний підрозділ
Новогуйвинської селищної ради
Житомирського району Житомирської області та її виконавчих органів
- Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності Новогуйвинської селищної ради Житомирського району Житомирської області, виконавчого комітету селищної ради та її виконавчих органів, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян у Новогуйвинській селищній раді Житомирської області Житомирського району (далі – селищна рада), виконавчому комітету та виконавчих органах селищної ради створено архівний підрозділ (далі – архів).
- У зв’язку з недоцільністю створення самостійної структурної частини архів входить до складу відділу діловодства селищної ради, а функції щодо його ведення покладаються на начальника відділу діловодства (далі - особа, відповідальна за архів).
- У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів районної ради, яке розробляється на підставі Типового положення, затвердженого Міністреством юстиції України (наказ від 10.02.2012р. №232/5).
- Положення про архів Новогуйвинської селищної ради Житомирського району Житомирської області та її виконавчих органів (далі – Положення про архів селищної ради), що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується із відповідним архівним структурним підрозділом Житомирської районної державної адміністрації (далі – райдержадміністрація), після чого затверджується виконавчим комітетом селищної ради.
- Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник селищної ради, і звітує перед ним про проведену роботу.
- Коло службових обов'язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник селищної ради.
- Основними завданнями архіву є:
приймання від структурних підрозділів, окремих посадових осіб селищної ради, виконавчих органів ради та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;
контроль разом із працівником, відповідальним за ведення діловодства, за станом зберігання та правильністю оформлення документів у селищній раді та виконавчих органах ради;
участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ селищної ради, виконавчого комітету ради та інших виконавчих органів ради, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі -Правила), архівному відділу райдержадміністрації;
проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії селищної ради проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів; організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил; підготовка, передавання та транспортування (за рахунок селищної ради) документів Національного архівного фонду до архівного структурного підрозділу райдержадміністрації;
участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників селищної ради, виконавчого комітету селищної ради та інших виконавчих органів ради, які відповідають за роботу з документами.
- Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:
вимагати від структурних підрозділів та посадових осіб селищної ради, виконавчого комітету ради та інших виконавчих органів ради передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
повертати структурним підрозділам та посадовим особам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
надавати структурним підрозділам та посадовим особам селищної ради, виконавчого комітету ради та інших виконавчих органів ради рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
запитувати від структурних підрозділів та посадових осіб селищної ради, виконавчого комітету ради та інших виконавчих органів ради відомості, необхідні для роботи;
інформувати керівництво селищної ради про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться у селищній раді, виконавчому комітеті ради та інших виконавчих органах ради в разі розгляду на них питань роботи з документами.
- Керівником архіву призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років.
Призначення особи, відповідальної за архів, здійснюється розпорядженням керівника селищної ради.
Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами та посадовими особами селищної ради визначається керівником селищної ради.
Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є особа, відповідальна за архів.
- До складу документів архіву входять:
документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами та посадовими особами селичної ради і виконавчого апарату, та документи з особового складу;
науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені селищною радою, виконавчим комітетом ради та іншими виконавчими органами ради або одержані нимина законних підставах;
фонди особового походження працівників селищної ради, виконавчого комітету ради та інших виконавчих органів ради, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;
документи з різними видами матеріальних носіїв інформації селищної ради, виконавчого комітету ради та інших виконавчих органів ради - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;
друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву селищної ради;
довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві окремо.
- Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані структурними підрозділами та окремими посадовими особами селищної ради, виконавчого комітету ради та інших виконавчих органів ради до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.
- Науково-технічна документація передається до архіву селищної ради у порядку, встановленому державними стандартами України.
- Аудіовізуальні документи передаються до архіву селищної ради одразу після завершення їх виробництва.
- Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві селичної ради:
для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та центральних установ і безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років;
для документів Верховної Ради Автономної Республіки Крим і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, апеляційних адміністративних судів, які утворюються в апеляційних округах, апеляційних господарських судів, прокуратури Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, Військової прокуратури ВМС України, військових прокуратур регіонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади - 10 років;
для документів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, районних, районних у містах, міських, міськрайонних прокуратур, військових прокуратур гарнізонів, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років;
для записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з особового складу, господарських книг, документів з приватизації житлового фонду - 75 років;
для науково-технічної документації - 25 років;
для аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу в світ;
для електронних документів - 3 роки.
Керуючий справами Тамара ПОДОРОЖНА
